補助金活用 相談資料

見積もり依頼の自動処理ワークフロー
構築プロジェクト

FAX・メール・Excelで届く見積もり依頼を自動で読み取り、基幹システムへ自動入力する仕組みの構築。既存RPAの刷新も含む。

Background
現状の課題
✍️
全て手作業で入力 FAX・メール・Excelで届く依頼書を担当者が手動で基幹システムに入力している
⚠️
既存RPAが限界 現行RPAは特定客先のCSVのみ対応。ライセンス1本で同時稼働不可、途中停止が頻発
🔧
画面変更のたびに作り直し 画像認識ベースのRPAのため、基幹システムの画面変更ごとにシナリオ改修が必要
📋
フォーマットが多様 FAX・スキャン・手書き・Excel・メール本文など、依頼形式が統一されていない
Workflow
ワークフロー全体像
営業時間内｜手動トリガー
STEP 1
依頼受信
FAX / メール
›
STEP 2
アップロード
担当者（手動）
›
STEP 3
OCR読み取り
n8n（自動）
›
STEP 4
確認・修正
確認画面（新規）
›
STEP 5
CSV変換
n8n（自動）
›
STEP 6
基幹入力
新規RPA（自動）
›
STEP 7
完了通知
LINE WORKS
読み取れなかった項目は確認画面に表示。担当者が画面上で直接修正してから変換・入力に進む。
営業時間外｜自動トリガー
STEP 1
メール受信
お客様
›
STEP 2
自動取り込み
n8n（メール監視）
›
STEP 3-6
自動処理
n8n / RPA
›
翌朝
完了 / 要確認
LINE WORKS通知
担当者の操作は不要。翌朝出社時には処理完了の通知が届いている状態。
Tech Stack
使用ツール・技術
⚙️
n8n
ワークフロー自動化。OCR起動・データ変換・通知を制御
👁️
AI-OCR
FAX・スキャン・手書き帳票の文字読み取り（従量課金）
🤖
新規RPA
基幹システムへの自動入力。並行稼働・停止時通知に対応
🗄️
SQL Server
商品・メーカーマスタの照合に活用（基幹DB参照）
💬
LINE WORKS
処理完了・エラーを担当者へリアルタイム通知
🖥️
確認・修正画面
読み取り結果を確認し、直接修正できる専用画面（新規構築）
Our Role
弊社の関わり方
1
コンサルタントとして参画 単なる開発会社としてではなく、業務課題の整理・要件定義からコンサルとして関与する。お客様と一緒に仕様を固めながら進める。
2
要件定義から設計・開発・導入まで一貫対応 既存RPA（RoboTANGO）のシナリオ解析・要件整理から、新システムの設計・開発・テスト・導入まで一気通貫で担当する。
3
将来的な拡張を見据えた設計 取引先・フォーマットが増えても追加開発不要な設計。確認画面での修正対応により、将来的な依頼コストも抑える構造とする。
Scope
開発スコープ
-
RPA再開発 現行RoboTANGOのシナリオを解析・要件定義し、新RPAへ移行・実装する
-
フォーマット変換：基盤＋電子データ 変換基盤の構築、CSV・Excel・メール本文・テキストPDFの読み取りと変換
-
フォーマット変換：FAX・スキャン・手書き AI-OCRを用いた読み取りと変換。全件、確認画面を経由する
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フォルダ自動監視 指定フォルダへのファイル格納を検知し、変換処理を自動起動する
-
メール自動監視 受信メールを自動検知し、添付ファイルを取り込んで変換処理を自動起動する
対象外（スコープ外）
  • 変更・取消の処理（保留対応のみ）
  • 手書きの完全自動化（全件、人が確認）
  • 図面・写真・電話依頼の読み取り
  • 売上実績の登録
  • RoboTANGOの契約解除・シナリオ停止（お客様側で対応）